Die Kostenfalle bei Förderberatern – Was Unternehmen wirklich wissen müssen
Die Kostenfalle bei Förderberatern, die mit wenigen Prozentpunkten werben und am Ende bis zu ein Drittel Ihrer Förderung kosten
Viele Unternehmen sind überrascht, wenn sie nach der Fördermittelbewilligung feststellen, dass ein erheblicher Teil ihrer Förderung direkt an den Berater geht. Die Ursache liegt oft in scheinbar harmlosen Zahlen wie „5 % Beratungshonorar“ oder Aussagen wie „Wir arbeiten rein erfolgsabhängig“. Wer nicht genau hinschaut, riskiert, mehr als ein Drittel seiner Fördersumme zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, worauf Sie achten müssen und warum EPSA Deutschland einen transparenten und fairen Weg geht.
Wenige Prozente klingen günstig, kosten aber schnell 33 Prozent Ihrer Förderung
Ein besonders häufiges Modell auf dem Markt basiert auf einem fixen einstelligen Honorar von z.B. 5 %. Das klingt zunächst nach einem fairen Preis. Entscheidend ist jedoch, worauf diese % berechnet werden. Bei vielen Anbietern ist nicht die bewilligte Fördersumme die Honorar-Grundlage, sondern die beantragten Projektkosten.
Praxis-Beispiel:
Ein Großunternehmen plant ein F&E-Projekt mit Gesamtkosten von 1.000.000 €. Die Forschungszulage deckt davon 25 % ab, also 250.000 Euro. 5 % auf die Projektkosten bedeuten 50.000 Euro Honorar. Im Rahmen der Antragstellung und Projektplanung wird festgestellt, dass jedoch noch eine Spezialmaschine für das Projekt notwendig ist, die zu 500.000 € im Auftrag beschafft werden muss. Das Honorar steigt somit auf 75.000 €. Das Projekt wird grundsätzlich als förderfähig im Sinne der Forschungszulage bewertet und erhält eine Bescheinigung. Da die Maschine jedoch im Werkvertrag ohne erkennbaren F&E-Inhalt beschafft wird, kann diese als nicht förderfähig bewertet werden und wird somit von der Bescheinigung ausgenommen. Zudem wurden auch Arbeitspakete beantragt, die der Markteinführung zuzuordnen sind. Auch hier wird gestrichen, was die förderfähigen Projektkosten auf insgesamt 900.000 € reduziert.
Die Förderung von den insgesamt beantragten 1.4000.000 € reduziert sich somit auf 225.000 € (900.000 € * 25 %). 5 % Honorar auf die beantragten Kosten bleiben jedoch weiterhin bei 75.000 €. Bezogen auf die Förderung ergibt sich unterm Strich ein effektives Honorar von 33 % (75.000 € / 225.000 €) für den Berater. Was als kleiner Prozentsatz beginnt, kann somit schnell zur Kostenfalle werden.
Vorkasse belastet Ihr Budget, lange bevor Geld fließt
Ein weiterer häufiger Unterschied liegt in der Zahlungsstruktur. Viele Anbieter verlangen eine Vorkasse, häufig zwischen 3.000 und 7.000 €, noch bevor ein Antrag überhaupt eingereicht oder geprüft wurde. Damit geht das Unternehmen bereits direkt in finanzielle Vorleistung, obwohl die Förderung noch gar nicht sicher ist.
Praxis-Beispiel:
Für ein F&E-Projekt eines KMU wird bei 500.000 € Projektkosten durch den KMU-Bonus, der die Förderquote von 25 % auf 35 % hebt, eine Förderung von 175.000 € erwartet. Für die Förderanalyse wird das Unternehmen mit 5.000 € direkt zur Vorkasse gebeten. Für den Erfolgsfall einer Bewilligung wurde ein zusätzliches Honorar vereinbart. Es stellt sich heraus, dass das Projekt nicht förderfähig im Sinne der Forschungszulage ist. Das Unternehmen bleibt auf den 5.000 € sitzen. Das ist kein Erfolgshonorar.
Geteilte Leistungen führen zu doppelten Kosten und höherem Aufwand
Nicht jeder Fördermittelberater deckt den gesamten Förderprozess ab. Häufig wird nur der technische Teil übernommen, also die Beschreibung des Projekts und seiner Innovationshöhe. Der kaufmännische Teil, zum Beispiel die Budgetplanung, die Erfassung der förderfähigen Aufwände oder die Kommunikation mit dem Finanzamt, muss separat beauftragt oder sogar intern übernommen werden.
Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen beauftragt einen Fördermittelberater für die technische Antragstellung bei der BSFZ zum Preis von 10 % auf die erwartete Fördersumme von 100.000 €. Zusätzlich müssen die kaufmännischen Unterlagen und Daten für die Antragstellung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage sowie dem Finanzamt durch einen externen Dienstleister aufbereitet werden, was weitere 10.000 € erfordert. Plötzlich stellt auch noch das Finanzamt kritische Rückfragen zur Plausibilität der Kosten sowie deren Dokumentation, was die Mitarbeiter in der kurzen Bearbeitungsfrist von 2 Wochen stark belastet weitere Beratungsleistungen in Höhe von 5.000 € verursacht. Insgesamt fließen also 25.000 € an externe Partner, was 25 % der Förderung entspricht, und die eigenen Mitarbeiter werden neben dem operativen Tagesgeschäft an die Belastungsgrenze getrieben.
Dabei zeigt sich: Zu viele Köche verderben den Brei. Die fragmentierte Beauftragung verschiedener Dienstleister führt nicht nur zu unnötigen Mehrkosten, sondern auch zu einem erheblichen Koordinationsaufwand, der schlimmstenfalls in einem Totalausfall des gesamten Antragsprozesses münden kann, gerade wenn Fristen nicht eingehalten oder Inhalte nicht sauber abgestimmt sind.
Bei EPSA hingegen erhalten Unternehmen alle Leistungen aus einer Hand: Von der Auswahl der förderfähigen Projekte über die technische Antragstellung über die kaufmännische Aufbereitung bis hin zur Unterstützung bei Rückfragen von BSFZ und Finanzamt sowie die Verteidigung der Antworten – ohne zusätzliche Belastung der internen Ressourcen und ohne versteckte Zusatzkosten. EPSA haftet dabei mit seinem vollständigen Honorar bis zur erfolgreichen Verteidigung gegenüber dem Finanzamt. Das bedeutet maximale Sicherheit bei gleichzeitig deutlich geringeren Gesamtkosten.
EPSA berechnet das Honorar ausschließlich auf Basis der tatsächlichen Fördersumme, ohne Vorleistungen und ohne Zusatzkosten
Bei EPSA Deutschland gibt es keine Vorkasse, keine Pauschalzahlungen und keine versteckten Zusatzkosten. Unser Modell ist wirklich erfolgsabhängig: Die Vergütung orientiert sich ausschließlich an der bewilligten und ausgezahlten Fördersumme. Wir übernehmen den gesamten Prozess – von der Analyse über die Antragstellung und Auszahlung bis zur potenziellen Projektprüfung – inklusive aller kaufmännischen und technischen Anforderungen. Unsere Kunden zahlen erst ab Bewilligung, wenn das Geld auf ihrem Konto eingegangen ist und zahlen nicht zurück, wenn Jemand kritisch nachfragt.
Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen erhält durch unsere Beratung eine Fördersumme von 200.000 €. Das Honorar wird transparent auf Basis dieser Summe berechnet, zum Beispiel mit einem fixen Prozentsatz, der zu Beginn vereinbart wurde. Es gibt keine weiteren Posten, keine Vorkasse, keine Extrakosten für kaufmännische Leistungen. Das Unternehmen kann sich weiter auf das Kerngeschäft konzentrieren und von der Förderung profitieren, ohne mit Honorardetails und dem oft als bürokratisch wahrgenommenen Fördermittelprozess kämpfen zu müssen.
Internationales Know-how, lokales Handeln
EPSA ist die international führende Beratungsgruppe für Fördermittelmanagement und nachhaltige Unternehmensperformance. Zur EPSA-Gruppe gehört auch die weltweit agierende FI Group mit umfassender Projekterfahrung in Europa, Asien und Lateinamerika.
In Deutschland begleiten wir unsere Kunden ganzheitlich – von der Innovationsanalyse über die Antragstellung bis hin zur Unterstützung bei Rückfragen durch die Finanzbehörden. Unsere Kunden profitieren von der einzigartigen Kombination aus lokaler Expertise, internationalem Know-how und einer flexiblen Infrastruktur, die sich jeder Projektgröße anpasst.
Diese Synergie schafft die „EPSA experience“: eine Betreuung, die regelmäßig die Erwartungen unserer Kunden übertrifft. Ob innovatives Start-up, mittelständisches Unternehmen oder global agierender Konzern – wir begleiten Sie partnerschaftlich und verlässlich über alle Grenzen hinweg.
Fördermittel sind für Ihr Unternehmen und nicht für Beraterkosten
Die zentrale Frage für jedes Unternehmen lautet: Wie viel der bewilligten Förderung fließt tatsächlich in mein Projekt – und wie viel geht an den Berater? Bei vielen Anbietern können vermeintlich kleine Honorare, Vorauszahlungen oder Zusatzkosten schnell zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen, die bis zu einem Drittel der Förderung ausmachen kann. Das widerspricht dem eigentlichen Zweck von Fördermitteln: Innovationen zu fördern und Investitionen zu ermöglichen – nicht zusätzliche Kosten zu verursachen.
EPSA setzt hier bewusst einen anderen Maßstab: Wir verdienen erst dann, wenn Ihre Förderung gesichert ist. Ohne Vorkasse, ohne versteckte Gebühren und ohne unnötige Zusatzkosten. So bleibt die Förderung dort, wo sie hingehört – in Ihrem Unternehmen. Damit Sie sich voll auf Ihre Innovationen konzentrieren können, während wir den Förderprozess transparent, partnerschaftlich und verlässlich für Sie begleiten.
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